Mit der Kassenverordnung 2020 tritt eine Neuregelung zur Aufzeichnung von Kassenvorgängen in Kraft: Zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen muss eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für elektronische Aufzeichnungssysteme installiert sein.
Allgemeine Problembeschreibung
Ab dem 1. Januar 2020 werden alle Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen – und das sind neben den klassischen Registrierkassen auch reine Soft-warelösungen –, zu umfangreichen Maßnahmen zur Kassensicherheit verpflichtet (§ 146 a AO). Der wesentliche Punkt dabei ist, dass die eingesetzten Kassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Jede TSE besitzt eine eindeutige Seriennummer und die damit ausgestatten Kassen müssen dem Finanzamt gemeldet werden. Nachdem die Hersteller aber bis Ende 2019 noch keine TSE anbieten konnten, wurde eine Fristverlängerung für Umbau sowie Meldung bis zum 30.9.2020 gewährt. Weiterhin gibt es für Kassensysteme, die zwischen dem 26.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft wurden und für die keine TSE nachrüstbar ist, eine Fristverlängerung bis zum 31.12.2022. Eine Bescheinigung des Herstellers ist aber notwendig! Grundsätzlich müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einem Fiskalspeicher ausgestattet sein, der sämtliche Kassenbewegungen unveränderlich abspeichert und für Prüfungen bereitstellt. Kassen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, dürfen keinesfalls mehr eingesetzt werden und sollten auch nicht „einfach nur rumstehen“. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass für reine PC-Kassensysteme keine Übergangsregelung bis Ende 2022 gilt, das heißt, diese Systeme sind ab dem 30.9.2020 immer mit einer TSE aufzurüsten. Die neuen Vorschriften sollten sehr ernst genommen werden, denn bei nicht vorliegenden Voraussetzungen kann das Finanzamt sehr schnell die gesamte Buchhaltung verwerfen und eine Schätzung vornehmen. Für Kulturbetriebe dürften davon zwei Bereiche betroffen sein:
- Gastronomie
- Ticketing im Vorverkauf und an der Abendkasse
Gastronomie
Da es auf dem Markt genügend Kassensysteme gibt, die die gesetzlichen Anforderungen ausreichend erfüllen (werden), ist hier die Lösung, zumindest von der technischen Seite, recht einfach umzusetzen. Bei einem Neukauf ist lediglich darauf zu achten, dass eine TSE vorhanden ist, was ab 2020 kein Problem darstellt, denn das Bewerben einer Kassenlösung ohne TSE ist ab dem 1.1.2020 strafbar. Bei bestehenden Kassensystemen ist zu prüfen, ob diese mit einer TSE aufgerüstet werden können – und wenn nicht, dass diese Kassen einen Fiskalspeicher besitzen, der die Kassenverordnung 2010 umsetzt, und eine Bescheinigung des Herstellers vorliegt, dass der Einbau einer TSE nicht möglich ist. Wenn eine TSE nachrüstbar ist, muss dies bis spätestens zum 30.9.2020 geschehen. Für die ab 2020 geltende Bonausgabepflicht wäre mit dem Finanzamt zu prüfen, ob eine Befreiung möglich ist. Das ist immer dann möglich, wenn Bargeschäfte mit einer Vielzahl unbekannter Personen abgewickelt werden.
Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einem Fiskalspeicher ausgestattet sein.
Ticketing im Vorverkauf und an der Abendkasse
Hier ist die Sachlage deutlich schwieriger, denn für den Ticketverkauf gibt es zwar genügend Ticketsysteme, aber diese bieten in der Regel keine Kassenfunktion, die über eine TSE abgesichert ist. Im Vorverkauf sollte das noch kein Problem darstellen, da der Verkauf zusätzlich in einer Registrierkasse erfasst werden kann. An der Abendkasse hingegen ist eine Registrierkasse schon aus Gründen der Flexibilität kaum einsetzbar, so dass oftmals reine Softwarelösungen genutzt werden. In diesem Fall ist mit dem Softwareanbieter zu klären, ob die Anbindung an eine TSE möglich ist. Grundsätzlich ist es zulässig, mit einer Handkasse zu arbeiten, es besteht kein Registrierkassenzwang. Allerdings ist dabei die Kassensicherheit eher schwierig umzusetzen.
Kassennachschau und Verfahrensdokumentation
Dem Finanzamt steht seit Anfang 2017 die Möglichkeit der Kassennachschau zur Verfügung. Hier kann zu (fast) jedem Zeitpunkt ein*e Prüfer*in des Finanzamtes den Kassenbestand prüfen und durch den Abgleich von Anfangsbestand und aktuellen Bewegungen eine mögliche Abweichung ermitteln. Fallen dabei Unregelmäßigkeiten auf, kann sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergegangen werden. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten.
Grundsätzlich ist es zulässig, mit einer Handkasse zu arbeiten, es besteht kein Registrierkassenzwang.
Sehr wichtig für die Kassennachschau ist, dass eine Verfahrensdokumentation und Handbücher für die eingesetzte Hard- und Software vorliegen. Für die Verfahrensdokumentation gibt es keine genauen Vorschriften, sie besteht in der Regel aus:
- einer allgemeinen Beschreibung
- einer Anwenderdokumentation
- einer technischen Systemdokumentation
- einer Betriebsdokumentation
Diese Verfahrensdokumentation muss jeder Betrieb selbst erstellen, und es ist sicherlich nicht einfach, alle notwendigen Angaben zu machen – aber eine lückenhafte Beschreibung ist immer noch besser als gar keine.
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